Jak zorganizować szkolenie? 6 rzeczy, o których musisz pamiętać

Przygotowywanie szkoleń to zadanie logistyczno-organizacyjne. Wymaga m.in. poznania grupy docelowej, wyboru miejsca i dobrej promocji. Masz pomysł na szkolenie, ale brakuje ci doświadczenia w realizacji takich wydarzeń? Dowiedz się, jak zorganizować szkolenie z sukcesem.

Określ cel szkolenia

Organizowanie szkoleń powinno się zacząć od wyznaczenia celu. Określ temat wydarzenia, aby przyciągnąć właściwe osoby. Sprecyzuj, jaką wiedzę, umiejętności i kompetencje chcesz rozwinąć u uczestników.

Dla przykładu szkolenie z wiedzy specjalistycznej, np. z zakresu księgowości czy zarządzania, zainteresuje małą grupę osób zajmujących się tym na co dzień. Rozwój kompetencji miękkich, takich jak komunikacja interpersonalna, będzie użyteczny dla managerów, pracowników HR i każdego, kto potrzebuje takich umiejętności w swoim zawodzie

Poznaj grupę docelową

W kolejnym kroku postaraj się lepiej poznać odbiorców. Zbadaj, jakie są ich najpilniejsze potrzeby. Dowiedz się, jaką formę szkolenia preferują. Sprawdź ich poziom wiedzy.

W tym celu warto przeprowadzić ankietę w miejscach, gdzie znajdują się potencjalni uczestnicy. To mogą być grupy na Facebooku albo korporacje. Wskazówek dostarczy również obserwacja działań konkurencji, a także rozmowa z przedstawicielami grupy docelowej na networkingach.

Zebrane wyniki są cenną wskazówką, jak zorganizować szkolenie, które przyciągnie tłumy. Wykorzystaj je przy planowaniu treści, sposobu komunikacji oraz metod szkoleniowych.

Wybierz formę szkolenia

Niedawna pandemia oraz rozwój technologii spopularyzowały nowe możliwości przeprowadzania szkoleń. Takie wydarzenia coraz częściej odbywają się w formie:

• on-line — uczestnicy komunikują się ze sobą z różnych miejsc za pośrednictwem internetu;
• hybrydowej — część uczestników bierze udział w sali szkoleniowej, a część łączy się z nimi przez internet.

Nadal najbardziej efektywne pozostają jednak szkolenia stacjonarne na sali. W porównaniu do dwóch poprzednich niwelują ryzyko problemów technicznych. Gwarantują też wyższy poziom skupienia. Sprzyjają nawiązaniu relacji i wymianie doświadczeń między uczestnikami. Szukasz atrakcyjnego miejsca na szkolenie pod Warszawą? Hotel 500 Zegrze oferuje nowoczesne, profesjonalnie wyposażone sale szkoleniowe. Mazowieckie to gwarancja wygodnego dojazdu i atrakcyjnej lokalizacji dla osób z całej Polski!

Zaplanuj agendę

Następnym elementem tego, jak organizować szkolenia, jest stworzenie harmonogramu. Powinien on obejmować:

• listę kolejno poruszanych tematów,
• krótki opis wystąpień,
• nazwiska prelegentów,
• czas trwania poszczególnych punktów wydarzenia.

Koniecznie uwzględnij też przerwy na kawę i lunch oraz networking. Gotową agendę wyślij uczestnikom wydarzenia przed szkoleniem.

Zaangażuj szkoleniowców

To, kogo zaangażujesz do prowadzenia szkolenia, wpłynie na zainteresowanie wydarzeniem i jego późniejszy sukces.

Eksperta najlepiej poszukać samodzielnie. Będziesz mógł osobiście poznać specjalistę, zaznajomić się dogłębnie z jego umiejętnościami i metodami pracy. W tym celu warto brać udział w konferencjach szkoleniowych i obserwować prelegentów. Innym sposobem jest nawiązanie współpracy z profesjonalną firmą, która wyznaczy własnego eksperta do przeprowadzenia szkolenia.

Wybierz miejsce na szkolenie

Atrakcyjna lokalizacja, nowoczesny sprzęt multimedialny, wygodne warunki — to wszystko powinna zapewniać idealna sala szkoleniowa. Położenie blisko dużego miasta gwarantuje wygodę dojazdu, a bliskość natury sprzyja kreatywności, nauce i rozwojowi. Umożliwia też przyjemne spędzenie przerw czy zorganizowanie atrakcji po szkoleniu. Z myślą o takich udogodnieniach powstał Hotel 500*** Premium Zegrze — obiekt biznesowy pod Warszawą nad Jeziorem Zegrzyńskim.

Do dyspozycji gości są różnej wielkości sale przystosowane do prowadzenia szkoleń. Najmniejsza pomieści kilka osób, największa — ponad 220 gości. W każdej sali dodatkowo znajduje się profesjonalny sprzęt audiowizualny i nagłaśniający oraz pomocne akcesoria. Istnieje też możliwość poczęstunku w przerwach oraz pikniku, kolacji grillowej czy regat po zakończeniu szkolenia.

Wypromuj szkolenie

Gdy wydarzenie jest już zaplanowane, pora na ostatni etap tego, jak zorganizować szkolenie krok po kroku: promocję wydarzenia. Możesz: 

• wypuścić płatne reklamy w mediach społecznościowych;
• informować o szkoleniu w grupach tematycznych na Facebooku;
• wysłać informację o szkoleniu do firm, których pracownicy mogą być zainteresowani tematem;
• zaangażować prelegentów w promocję; 
• umieścić ogłoszenie w czasopiśmie branżowym.

Organizowanie szkoleń krok po kroku z uwzględnieniem odpowiedniego miejsca i aktywnej promocji zwiększa szanse na sukces wydarzenia