Jak zorganizować konferencję? Wyjaśniamy krok po kroku

Czeka Cię organizacja konferencji? To nie musi być trudne wyzwanie, o ile podejdziesz do niego metodycznie. Przygotowanie eventu wymaga wykonania kilku kroków od określenia grupy docelowej przez wybór lokalizacji po zadbanie o bezpieczeństwo wszystkich gości. Z artykułu dowiesz się, jak zorganizować konferencję.

Określ cel wydarzenia i grupę docelową

Organizację konferencji zacznij od sprecyzowania jej celu. Wydarzenie może służyć na przykład networkingowi, edukacji uczestników albo promocji produktu. Znając jego założenia, będziesz w stanie dobrze ukierunkować działania marketingowe, ustalić optymalną liczbę uczestników, stworzyć profil grupy docelowej.

Nazwanie swoich odbiorców, a następnie zbadanie ich oczekiwań jest kluczowe przy tworzeniu koncepcji wydarzenia. Poznaj motywacje do uczestnictwa. Rozeznaj się w preferowanej formie eventu oraz popularnych tematach.

Zaplanuj budżet

Kolejną ważną wskazówką, jak zorganizować konferencję, jest określenie wysokości budżetu. Powinien on przede wszystkim obejmować koszty sali konferencyjnej, a także cenę wyżywienia i transportu. Jeśli planujesz kilkudniowy event, uwzględnij opłaty za zakwaterowanie oraz ewentualne atrakcje pokonferencyjne.

Poza tym w budżet trzeba wliczyć planowane działania marketingowe i wynagrodzenia dla zespołu organizatorskiego. Wstępne oszacowanie wydatków pomoże w ustaleniu liczby uczestników oraz wysokości opłaty za wstęp. Ułatwi też wybór podwykonawców i lokalizacji.

Wybierz lokalizację

Przy wyborze miejsca konferencji zwróć uwagę na:

• położenie obiektu: łatwość dojazdu, parking, okoliczne atrakcje; 
• wielkość sali;
• wyposażenie: wygodne krzesła, sprzęt multimedialny, nagłośnienie, dobre oświetlenie;
• możliwość zamówienia na miejscu posiłków i noclegu.

Przykładem obiektu, który specjalizuje się w organizowaniu konferencji, jest Hotel 500 w Strykowie. Lokalizacja przy skrzyżowaniu autostrad A1 i A2 oraz duży parking umożliwiają dogodny dojazd z każdego zakątka Polski. Do wynajęcia są zarówno kameralne sale konferencyjne w Łodzi dla 15-80 osób, jak i przestrzeń mieszcząca nawet 300 gości. Wybór 3 rodzajów układów pozwala na dostosowanie aranżacji do potrzeb konferencji. Na miejscu można skorzystać z projektora, flipchartu, mikrofonu i nagłośnienia oraz wi-fi. 

Ustal termin

Następnym etapem tego, jak zorganizować konferencję krok po kroku, jest ustalenie terminu wydarzenia. Powinno się to zrobić z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Event najlepiej planować między marcem a końcem czerwca oraz początkiem września a końcówką listopada. Praktyka pokazuje, że konferencje do 300 osób mogą trwać 1 dzień, większe — co najmniej 2. Wybór dni w środku tygodnia zwiększa szansę na zapełnienie wolnych miejsc.

Wypromuj wydarzenie

Następnie pora wypromować wydarzenie. Wybierz do tego te kanały, w których znajdują się potencjalni uczestnicy. Dla przykładu młodzi ludzie szybciej dowiedzą się o evencie z reklamy w social mediach niż radiu, telewizji czy prasie, starsze pokolenie — przeciwnie.

Ponadto do promocji warto wykorzystać portale i magazyny branżowe. Możesz również rozważyć udział w podcaście albo wywiadzie, gdzie poinformujesz o konferencji. Zaangażuj też prelegentów oraz poprzednich uczestników w propagowanie informacji o wydarzeniu. 

Przeprowadź zapisy

Zainteresowanym odbiorcom stwórz możliwość wygodnego zarejestrowania się. W tym celu możesz uruchomić stronę internetową z formularzem zgłoszeniowym lub skorzystać z gotowego oprogramowania. Jeśli uczestnictwo w konferencji wymaga opłaty — dodaj system płatniczy.

O sprawną rejestrację uczestników musisz też zadbać w dniu wydarzenia. Przyjmowanie przybyłych znacznie przyspieszy skanowanie kodów QR. Jeśli jednak rozważasz oznaczanie obecności na listach, zatrudnij odpowiednią liczbę recepcjonistów na podstawie szacowanego czasu obsługi pojedynczego uczestnika oraz wszystkich gości.

Zadbaj o bezpieczeństwo

Niezależnie od tego, czy szukasz odpowiedzi, jak zorganizować konferencję naukową czy biznesową, musisz zadbać o bezpieczeństwo gości. Nie chodzi tu tylko o podstawowe zasady BHP, jak obecność gaśnicy czy wyjścia ewakuacyjnego. 

Bezpieczna sala pozostawia każdemu uczestnikowi co najmniej 2 m kw. przestrzeni. Ma też dostęp do światła dziennego. Oferuje ergonomiczne umeblowanie i jest wyposażona w klimatyzację. Te wszystkie kryteria spełnia Hotel 500 Stryków. Natomiast do dyspozycji osób niepełnosprawnych jest dostępna winda.

To najważniejsze zasady, jak zorganizować konferencję krok po kroku. Kieruj się nimi, a z sukcesem przygotujesz profesjonalne wydarzenie